La comunicación es una herramienta que debe formar parte del día a día de una compañía y no solo recurrir a ella en caso de crisis o en un momento puntual, porque lo que comuniquemos puede determinar nuestro futuro como empresa.

¿Qué es un Plan de Comunicación y cómo se proyecta?

En 9 pequeños pasos se puede empezar a conocer cómo diseñar un Plan de Comunicación. Si queremos llegar a nuestro público objetivo y destacar frente a nuestros competidores, debemos crear un plan que coincida con nuestros valores, objetivos y que abarque el contexto interno y externo de nuestra compañía.

1. Contexto

Dentro de este primer punto existen dos áreas de análisis:

• Análisis del entorno: se trata de tener una “instantánea” sobre la situación actual de la empresa. Es fundamental realizar un análisis interno y externo de nuestra posición.
• Análisis de tu empresa: el DAFO también hay que incluirlo en el Plan de Comunicación. Analizar cuáles son nuestras Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades.

2. Objetivos

Definir lo que queremos conseguir será fundamental en nuestro plan. Hay que determinar una lista de objetivos realistas.

Establece unos objetivos SMART:

• Specific (Específicos)
• Measurable (Medibles)
• Achievable (Alcanzables)
• Relevant (Relevantes)
• Time-bound (Limitados en el tiempo)

3. Identifica el público al que diriges tu plan

Debemos definir claramente a quién nos vamos a dirigir.

Cuanto mejor conozcamos a nuestro público, más efectiva será la estrategia que pongamos en marcha en nuestro Plan de Comunicación.

La capacidad de entendimiento con tu público es la base del éxito.

El lenguaje debe adaptarse a nuestro público objetivo.

4. El mensaje

Es lo que queremos comunicar a los públicos concretos que hemos definido anteriormente. Tenemos que hacerlo con un estilo y un tono de comunicación previamente detallados.

Cuánto más simple sea lo que queremos comunicar, más efectivo será nuestro mensaje.

5. La estrategia

Se trata de elegir el modus operandi que vamos utilizar para alcanzar los objetivos de nuestro Plan de Comunicación.

No se debe confundir estrategia con las tácticas o acciones que vamos a desarrollar en base a la estrategia que nos hemos marcado.

Un buen plan integral debería contener un Plan de Comunicación Interna (estrategia para mejorar la comunicación con el equipo humano de la empresa), un Plan de Comunicación Externa (la herramienta para llegar a nuestro público objetivo a través de distintos canales off y online) y un Plan de Comunicación de Crisis (para poder hacer frente, prevenir o minimizar situaciones de crisis). Pero todo dependerá de la audiencia que queramos alcanzar.

6. El plan de acción

Se trata de las acciones que vamos a poner en marcha para alcanzar los objetivos que nos hemos propuesto en la estrategia.

Las acciones de comunicación deben servir para divulgar tu mensaje o mensajes.

¿Qué acciones podemos desarrollar? Múltiples y variadas. A continuación detallamos una serie de actividades que se pueden desarrollar dentro de un Plan de Comunicación:

• Acciones de marketing: Creación de un concepto creativo, diseños de materiales corporativos, marketing de fidelización, buzoneo, catálogos…
• Acciones de publicidad: Las posibilidades de publicitarse son infinitas en el plano offline y online. Dependiendo de nuestros objetivos y target combinaremos ambas de una forma u otra.
• Eventos: Presentación de producto, inauguraciones, aniversarios…
• Acciones online: campañas de marketing online, gestión de redes sociales…
• Acciones con medios de comunicación: notas de prensa, ruedas de prensa, gestión de entrevistas con medios, eventos dirigidos a medios, publicity…

Hay que elegir cuáles son las herramientas apropiadas para que el plan tenga mayor eficacia.

7. Calendario o cronograma

Tenemos que planificar con tiempo cuándo vamos a realizar las acciones del Plan de Comunicación. Se trata de mostrar en un calendario de manera ordenada todo aquello que hemos planteado en nuestra estrategia y plan de acción.

Normalmente se suelen hacer planes de comunicación anuales pero también pueden ser semestrales o incluso trimestrales. Y lo mismo ocurre con un plan de publicidad y comunicación institucional.

8. El presupuesto

Se trata de la cantidad económica que vamos a destinar a nuestro Plan de Comunicación. Es obvio. También es importante conocer la plantilla o grupo de trabajo con el que se dispone.

9. Control y medición de resultados

De nada sirve implementar un Plan de Comunicación si no somos capaces de determinar los resultados para saber si hemos alcanzado los objetivos.

Debemos establecer herramientas analíticas y la periodicidad con la que vamos medir nuestras acciones de comunicación: semanales, mensuales, trimestrales o al terminar cada acción…

Esta medición debe resultar útil y fácilmente entendible por el cliente.

10. Conclusión final

Hay que evaluar los resultados finales de todas y cada una de nuestras acciones para poder llegar a una conclusión final. ¿Se han cumplido los objetivos? ¿Qué hemos hecho bien o regular? ¿Qué conclusiones podemos sacar para mejorar nuestra comunicación estratégica?

Volvemos al principio. Ahora que tienes la información básica… ¿ves con claridad que necesitas un Plan de Comunicación?